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O ARQUIVISTA FRENTE ÀS NOVAS TECNOLOGIAS E
NOVAS ORGANIZAÇÕES ADMINISTRATIVAS DA INFORMAÇÃO
Antonietta de Aguiar Nunes
(Historiógrafa do Arquivo Público do Estado da Bahia e
Professora assistente da Faculdade de Educação da UFBa)
A informação e sua tecnologia
O arquivista, embora lide normalmente com a organização de documentos, tem como objeto de trabalho sobretudo a informação. Esta é o significado que possui um determinado fato ou noção e constitui elemento de conhecimento. É convencionalmente representada sobre um suporte de qualquer natureza para ser conservada, tratada e comunicada. Trata-se, portanto, de uma entidade abstrata e efêmera, que não pode ser apreendida e trabalhada senão através do suporte em que é registrada, sob a forma de dado (átomo informacional) ou documento.
Desde que o ser humano sentiu necessidade de transmitir informações ou registrá-las em um suporte para utilização futura, muitos foram os materiais e os meios de que lançou mão para isto.
A expressão Tecnologia da Informação só se generalizou, no entanto, a partir dos recentes desenvolvimentos da computação e das telecomunicações e é usada para indicar a tecnologia que abrange os novos recursos e facilidades para o processamento, recuperação e disseminação de informações (CAMARÃO,1988;259). O conjunto de técnicas usadas para gerar, armazenar, veicular, processar, recuperar e reproduzir informações aplicadas a qualquer atividade humana. Técnicas de geração de documentos: computadores e suas saídas por impressora, microfilmes, discos magnéticos ou óticos; de armazenagem: arquivos e fichários em papel ou microfilme, fitas e discos magnéticos, discos óticos; de veiculação: telefone, telégrafo, rádio, televisão, jornal, fax, correio, telex; de processamento: calculadoras, computadores e robôs; de recuperação: listas, índices, guias, inventários, palavras-chave, descritores, tesauros; de reprodução: xilogravura, litogravura, imprensa, fotografia, filmagem, microfilmagem, fotocópia (FURLAN/IVO,1992;3). As chamadas Tecnologias Avançadas da Informação incluem hoje toda a documentação eletrônica, a gestão eletrônica de documentos ou de informações, os chamados sistemas especialistas (que usam conceitos de inteligência artificial e procuram simular o processo humano de tomada de decisões) e as redes de informação locais ou remotas e a reunião delas na chamada Infovia, Estrada ou Supervia da Informação.
Gestão da Informação
Denomina-se Gestão da Informação não só a administração do uso e transmissão da informação, como também a aplicação das teorias e técnicas da Ciência da Informação para criar, modificar ou desenvolver sistemas que lidam com a informação (WALNE,1988;84). O processo de definição, avaliação, segurança e distribuição dos dados e informações dentro de uma organização ou sistema (MICROSOFT PRESS,1993;240). Implica em conhecer as informações bem como seu processo de produção, sua utilização e o seguimento do fluxo informacional. Envolve uma postura consciente e um acompanhamento profissional de qualidade.
Muitas vezes denominada pelos arquivistas de Gestão de Documentos, engloba as atividades de planejamento e controle dos documentos e das informações neles contidas nas fases corrente e intermediária do seu ciclo vital. As técnicas gerenciais visam justamente acompanhar e otimizar este ciclo vital, até o arquivamento permanente do documento, permitindo que as informações se achem sempre disponíveis para os processos e para os técnicos organizacionais que as utilizam nos diversos momentos de sua vida útil (HERRERA,1991;31,177/8).
O chamado Gerenciamento ou Gestão eletrônica da informação abrange hardware e softwares necessários à gestão de documentos e informações de maneira automatizada, sem a intervenção humana direta e evitando a manipulação de papel. Usa discos óticos para armazenar a representação facsimilar de imagens e textos e uma descrição associada a cada documento, permitindo assim não só o armazenamento de grandes quantidades de documentos, como a rápida e eficaz recuperação e - se necessário - reprodução da informação neles contida (RECORDER,1995;73).
Suportes tradicionais da informação
Nas primeiras sociedades humanas, em que as informações se compartilhavam oralmente, a informação se encontrava nos cérebros das pessoas, a memória social sendo relembrada e transmitida por pessoas mais velhas ou indivíduos especializados nisso: menestréis, griots, pagés... Os mitos eram a forma canônica do saber, geralmente acompanhado de ritos apropriados, pois o grupo atuante contribuía para evitar perder os detalhes dos mitos porventura pouco lembrados.
Com a invenção da escrita, de início pictográfica, o suporte da informação passou a ser a pedra, tijolos de cerâmica, tabuinhas de madeira ou o primitivo papel de papiro. A forma seguinte de escrita, ideográfica, usava os mesmo suportes para a informação. Com a evolução da escrita para o alfabeto, houve uma diversificação paralela dos suportes: rolos de papiro, pergaminho, papéis rudimentares feitos de panos e mais tarde aperfeiçoados, de madeira, com o emprego de produtos químicos. A narrativa era a forma canônica do saber e, pelo distanciamento físico entre o autor da mensagem e seu futuro receptor, houve a possibilidade de crítica e a exigência de verdade, o que conduziu a uma preocupação com a universalidade e à objetividade por parte do emissor e à necessidade de uma atividade interpretativa explícita por parte do receptor (LEVY,1993;quadro à P.127). Daí o surgimento da teoria (explicação, fundamentação, exposição sistemática) e da interpretação.
Os textos passaram a apresentar uma grande diversidade de formas, sobretudo a partir do Renascimento e da invenção da imprensa: diplomas, livros, mapas... No sec. XIX desenvolveram-se outros tipos de suporte: o fotográfico - partindo do daguerreótipo, fotografia, microfilme - associado com o desenvolvimento do registro de som e sua teletransmissão tivemos filmes sonoros, programas de rádio, televisão e registro em vídeo de tais programas com o uso de recursos audiovisuais.
Com o advento da informática e a possibilidade de comunicação em tempo curto ou mesmo real, imediato, a informação eletrônica, digitalizada, evoluiu para o registro e guarda em cartões, fitas ou discos magnéticos, microfilmes ou discos óticos, compactos.
Tecnologias mais recentes da informação
Com o advento dos multimídia e a associação entre a Informática e as Telecomunicações surgiram o Teletexto, informações de texto, sem gráficos, transmitidas por uma estação de televisão, comum ou a cabo, para o aparelho do usuário assinante (LEVY,1993;31-5 e RENAULT,1989;111); e o Videotexto, sistema interativo que permite associar a televisão ou o microcomputador do usuário a bancos de dados através da rede telefônica. Expandiu-se durante a década de 80 na maioria dos países ocidentais do hemisfério norte, mas com diversos padrões: a) o alfamosaico, desenvolvido pelos países europeus - PRESTEL na Grã Bretanha, ANTIOPE na França; b) o alfageométrico, criado no Canadá com o nome de TELIDON e c) o alfafotográfico, elaborado no Japão e chamado CAPTAIN. Permite que um público não especializado tenha acesso a vários serviços: - informação variada e constantemente atualizada; transações: reservas de espetáculos, de passagens de trem ou avião, de restaurantes, etc; telecompra, empréstimo interbibliotecário, etc; publicidade e promoção de serviços e produtos; comunicação através do envio de mensagens a outros usuários (RE3DCORDER,1995;19-25,184). No Brasil, o primeiro sistema de videotexto foi o da Telesp, cujo banco de dados central se atualiza diariamente por informações fornecidas por jornais, fornecedores de serviços, grandes bancos editores e livrarias. Existe um Plano Nacional de Videotexto com o objetivo de expandi-lo a outras grandes capitais brasileiras.
Na Bahia, a Telebahia já possui a Central de Videotexto que permite o acesso do usuário com modem, via telefone, a informações bancárias, auxilio à lista telefônica, informes em tramitação na Justiça, correio eletrônico e dados sobre os serviços prestados pela Telebahia a seus usuários. Para o acesso às informações através da Central de Videotexto, o usuário deverá carregar um programa emulador de terminal de videotexto na memória do microcomputador, fornecido gratuitamente pela Telebahia. Paga-se pelo acesso ao Videotexto o mesmo que por uma chamada telefônica, metade do preço convencional das ligações interurbanas (OLIVEIRA,1993).
Atualização do Arquivista
Em função do enorme avanço recentemente em curso nas áreas de Informática e de Telecomunicações, o arquivista precisa permanentemente se reciclar, familiarizando-se com as novas tecnologias da informação, se atualizando, não só saber manipular adequadamente a nova aparelhagem eletrônica, como para utilizar convenientemente os diversos softwares disponíveis no mercado e se tornar capaz de usar sua criatividade combinando os recursos existentes para fazer frente às novas necessidades, sempre crescentes e cada vez mais diversificadas, dos usuários de arquivos, bibliotecas e museus em busca de uma informação verídica, seletiva, atualizada e de boa qualidade.
O arquivista agora enfrenta, como primeiro problema, o fato de que precisa manejar simultaneamente informações registradas em forma analógica e digital. Depara-se com a necessidade de gerir distintos tipos de armazenamento, adaptados à natureza dos diferentes suportes analógicos - papel, disco fonográfico, fotografias, microfilmes, filmes, fitas cassete, vídeos - e digitais - fitas e discos magnéticos, CDs.
Precisa manipular adequadamente os distintos aparelhos reprodutores da informação - vitrolas, gravadores de fitas cassete, ledoras de microfilmes, de videocassete, computadores, etc. E mais, conhecer e saber trabalhar com diferentes softwares para recuperar a informação, redimensioná-la, relacioná-la com outras criando novas e gerenciar seu armazenamento, tratamento, recuperação e exposição.
Necessita de se preocupar com manter cópias de segurança devido à maior fragilidade ou efemeridade dos novos suportes digitais e, dada a durabilidade relativamente curta de alguns deles, preocupar-se com a migração da informação de um suporte antigo para os outros tecnologicamente mais avançados, pois em breve não conseguirá mais encontrar vitrolas que toquem discos de vinil, computadores que lidem com cartões ou fitas megnéticas ou mesmos disquetes de 5
1/4.Administração tradicional da informação
Por outro lado, é preciso que ele conheça e aprenda a trabalhar com as novas formas de organização administrativa da informação. Na gestão tradicional dos documentos, aplicando o princípio da procedência, os documentos se arranjavam de acordo com o organograma da instituição que os criara e utilizara, o local de onde provinham. Os documentos eram reunidos por seção ou departamento que os produziram, subdivididos em séries por tipos de documentos, períodos determinados ou atividades em função das quais surgiram (WALNE,1988;145).
Numa empresa ou instituição, a administração tradicional era no geral centralizadora, com acesso restrito a certas informações arquivadas separadamente ou mesmo criptografadas ou atingíveis apenas através do conhecimento de códigos específicos de escrita ou arranjo, ou de determinadas senhas de acesso. O suporte, geralmente papel, fotografias ou microfilmes e os documentos arranjados segundo o uso necessário para a melhor produtividade da empresa ou o mais adequado desempenho das finalidades da instituição.
Mudanças na gestão informacional
Atualmente, porém, toda uma outra realidade informacional está presente nas empresas e instituições que utilizam computadores e possuem amplos bancos de dados, planilhas com informações e cálculos numéricos, arquivos de textos e desenhos variados. Ultrapassando os antigos mainframes, as empresas hoje utilizam redes de microcomputadores que permitem acesso democratizado às informações da organização para todos os seus técnicos e a possibilidade de trabalharem em conjunto, utilizando os mesmos bancos de dados ou elaborando coletivamente textos de trabalho, através do correio eletrônico, grupos de discussão por computador, ou ainda a construção progressiva de um acervo de documentação com observações e argumentações dos vários técnicos, sempre presente aos olhos de toda a comunidade da instituição, podendo ser manipulada a qualquer momento (LEVY,1993;51,66-8e72 e DYSON,1995;152 e 377). Os textos já não assumem o caráter seqüencial, linear, de antes, constituindo-se agora em verdadeiros Hipertextos que removem as barreiras da página impressa (NEGROPONTE,1995;145), permitindo o acesso não seqüencial a qualquer parte deles ou do qual, partindo de determinadas palavras ou frases - Hyperlinks (GATES,1995;109) - se pode saltar para outro texto que explica em detalhes sua natureza (PFAFFENBERGER,1993;315), ou mesmo para demonstrações sonoras ou visuais, caso em que tomam o nome de Hipermídia(DYSON,1995;196 e MICROSOFT PRESS,1993;231).
Sistema de Administração da informação
Muitas empresas utilizam, então, sistemas de administração da informação (Management Information System - MIS), em que os dados se registram e processam com propósitos operacionais, os problemas separados por níveis de decisão e transmitidos a quem lhes possa dar soluções (CAMARÃO,1988;259). Em geral se verifica a) um nível de informações genéricas, aberta a todos; b) o Sistema de Suporte à decisão, reunindo informações a nível tático, a cargo de gerentes, e c) os Sistemas de Informação Executiva (Executive Information System - EIS), apresentando sumários e informações estratégicas de forma simples e amigável a fim de atender às necessidades dos executivos de alto nível. No ápice, d) está o mais amplo Sistema de Informação Industrial, que se refere ao meio organizacional em que a empresa se insere, incluindo informações que vêm de fora para dentro da empresa sobre concorrentes, governo, legislação, tendências de mercado, etc. (FURLAN/IVO e AMARAL,1994;22-34).
O sistema de informações de uma entidade pode ser representado como um conjunto formado por uma base de informações ou dados e um processador de informação, composto de dois monitores: um que administra o armazenamento e tratamento dos dados, e outro que gere a circulação da informação (Ver CASSARO,1988 esp.Cap.III).
Redes informacionais
Além dos sistemas de informação de cada entidade com a sua rede local, interna, de comunicação, constatamos hoje em dia o surgimento de verdadeiras redes informáticas. A Rede Informática é uma malha, cujos fios seriam constituídos pelas linhas de transmissão e os nódulos ocupados por terminais de computadores ou multiplexores, com o objetivo de centralizar informações básicas (Base de Dados) e descentralizar informações processadas (Banco de Dados), ou seja, promover a circulação da informação de modo a torná-la disponível onde e quando necessária (MATHELOT,1987;105).
A rede informática de certa forma pressupõe a integração prévia dos vários setores que criam, custodiam, administram e disseminam a informação. Hoje em dia se fala mais em centros de documentação e informação, integrando suportes informacionais diversos e distintas formas de disseminação da informação. O arquivista tem como perspectiva sua inevitável entrada na supervia da informação, ou seja, na interconexão global de todos os computadores em uma rede. A metáfora da autoestrada não chega a ser correta, por que esta rede movimenta bits sem peso, à velocidade da luz, eliminando as distancias. Uma diferente e mais adequada metáfora é a de mercado, bolsas de valores ou bolsa de transações. A informação digital de todos os tipos é o novo meio de troca neste mercado. Segundo Bill Gates "a estrada da informação transformará nossa cultura tão radicalmente quanto a prensa de Gutemberg transformou a Idade Média". Cita, ainda, que atualmente muitas residências já se ligam a duas infra-estruturas de comunicação dedicadas: as linhas telefônicas e os cabos de televisão; "quando esses sistemas de comunicação especializados convergirem de forma generalizada para um único aparelho de informação digital, a estrada da informação terá chegado" (NEGROPONTE,1995;18 e GATES,1995; 14,16,17,20 e 95).
Treinamento de pessoal e educação permanente do arquivista
Estas novas perspectivas demandam uma preocupação constante com treinamento e reciclagem do pessoal que lida com documentos e informação:
a) na parte técnica para garantia da fiel preservação do conteúdo informacional e o trato do documento nas diversas fases de seu ciclo vital (corrente, intermediário e permanente);
b) na parte ética para garantia do sigilo quando necessário, do respeito ao direito do autor e dos usuários e o adequado fluxo informacional, considerando de um lado as hierarquias ainda existentes e de outro o direito coletivo de acesso à informação de interesse social;
c) em face da rápida recuperação da informação contida em diversos suportes e sua devida integração;
d) no treinamento para a adequada disseminação da informação, tomando a iniciativa, quando necessário, de veiculá-la a fim de que as pessoas interessadas possam se beneficiar com a sua pronta utilização. Conhecer o perfil de seus usuários e textos que lhe sejam pertinentes (SANTOS,1994,Rel.2 Dir;4).
Em suma, o arquivista, assim como todos os que trabalham com a informação, devem ser treinados para o bom desempenho nas diversas tarefas a cumprir por cada sistema de informação: - conservar sua documentação (preservação e restauro); - catalogar seus documentos; - indexá-los; - disseminar as informações neles existentes e levantadas; - fazer a aquisição planificada de documentos (SANTOS,1994;Sug 7 dir;5) segundo a política cultural da instituição e mantendo sempre atualizada sua base de informações. Trata-se agora de uma preocupação permanente com a reciclagem, em função das novas tecnologias e formas de administração da informação.
Referências Bibliográficas
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DYSON, Peter. Dicionário prático para PC. Trad. Gisela Gurgel e Giselle Almeida. Rio de Janeiro: Ed. Ciencia Moderna, 1995
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